Fiche de prévention des expositions aux risques professionnels : pour quels salariés, comment l’établir, à qui la communiquer ?

Fiche de prévention des expositions aux risques professionnels : pour quels salariés, comment l’établir, à qui la communiquer ?

Par Service Juridique CFDT

L’administration a diffusé une instruction du 13 mars 2015 relative au compte personnel de prévention de la pénibilité. En voici les principaux apports concernant la fiche individuelle de prévention des expositions aux risques professionnels.

Salariés ayant un contrat d’une durée supérieure ou égale à un mois. –

La fiche de prévention des expositions est établie pour les salariés, y compris temporaires (c. trav. art. R. 4162-1 et D. 4161-4) :

-exposés au-delà des seuils d’exposition à certains risques, définis par le code du travail (quatre risques en 2015, dix à partir de 2016) (c. trav. art. D. 4161-2);

-et, précise l’administration, titulaires d'un contrat de travail dont la durée est supérieure ou égale à un mois (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 1).

La fiche de prévention a essentiellement pour objet d'identifier les salariés qui doivent bénéficier d'un compte personnel de prévention de la pénibilité.

Or, les contrats d'une durée inférieure à 1 mois n'ouvrent droit à aucun point au titre du compte (c. trav. art. R. 4162-2, II).

L’administration en déduit logiquement que l'employeur n'a pas à établir de fiche pour les contrats d'une durée inférieure à 1 mois, même si cette condition ne figure pas expressément dans les règles régissant la fiche de prévention des expositions.

Travailleurs détachés en France. -

Les travailleurs détachés en France sont également concernés par la « traçabilité » (c. trav. art. L. 1262-4). À ce titre, l'entreprise donneuse d'ordre transmet à l'entreprise sous-traitante les informations nécessaires à l'établissement par cette dernière de la fiche de prévention des expositions (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 1).

Établissement annuel de la fiche de prévention des expositions. -

L'employeur établit la fiche consignant l'exposition évaluée au titre de l'année N (c. trav. art. D. 4161-1) :

-une fois par an et au plus tard avant le 31 janvier de l'année N+ 1, pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail dont la durée est supérieure ou égale à l'année civile ;

-au plus tard le dernier jour du mois suivant la date de fin de contrat, pour les travailleurs titulaires d'un contrat dont la durée, supérieure ou égale à un mois, débute ou s'achève en cours d'année civile.

Pour les contrats se finissant durant l'année 2015, l’employeur pourra établir les fiches de prévention des expositions des salariés concernés jusqu'au 31 janvier 2016 (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiches 1 et 2).

Support papier ou informatique sans déclaration préalable à la CNIL. -

La fiche peut être renseignée sur support papier ou dématérialisé. Une déclaration à la CNIL n'est pas nécessaire mais, selon l’administration, l'employeur doit veiller à la confidentialité des informations contenues dans la fiche (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 4). En particulier, le CHSCT ne peut pas demander à consulter les fiches individuelles de prévention des expositions puisqu’elles sont nominatives (c. trav. art. R. 4612-2-1).

Pour rappel, un arrêté fixe un modèle « indicatif » de fiche (arrêté du 30 décembre 2012, JO du 31) qui, pour l’heure, n’a pas été actualisé. Pour l’administration, l'employeur reste libre d'utiliser le modèle qu’il souhaite, dès lors qu’il comprend les catégories minimales requises (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 1).

Automatisation des fiches. -

Le logiciel de paie de l'employeur lui permet de déclarer les facteurs d'exposition à la CNAV, au travers de la DADS. L'alimentation de ces données dans le logiciel de paie permet, sous réserve de la disponibilité de la fonctionnalité dans le logiciel de paie, d'éditer les fiches d'exposition de manière automatisée, sans qu'il soit besoin d'une nouvelle saisie des données (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 4).

Une instruction complémentaire précisera les modalités déclaratives de l'employeur pour ce qui concerne la déclaration sociale nominative (DSN), qui se substituera à compter du 1er janvier 2016 à la DADS (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche n° 1).

Conservation pendant 5 ans. -

L'administration rappelle que l’employeur conserve par tout moyen les fiches de prévention des expositions de ses salariés pendant 5 ans après l'année à laquelle chacune d'entre elles se rapportent (c. trav. art. D. 4161-4).

Il existe une seule fiche (instr. DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015, fiche 4) :

-par année ;

-ou, en cas de contrat d’une durée inférieure à une année, par période d'exposition.

Communication de la fiche au salarié. –

Les modalités de transmission et les personnes destinataires de la fiche sont précisées par le code du travail. Il est notamment prévu qu’une copie est remise au salarié (c. trav. art. D. 4161-4) :

-à l’occasion d’un arrêt de travail d'au moins 30 jours s'il est consécutif à un accident du travail ou à une maladie professionnelle (d'au moins 3 mois dans les autres cas), dès que la durée de ceux-ci est connue de l’employeur ;

-lors de son départ de l'établissement.

Dans ces deux cas, l’administration indique qu’il ne s'agit pas d'une fiche ad hoc établie à cette occasion mais de la fiche la plus récemment établie au moment de la demande, soit en pratique pour un travailleur titulaire d'un contrat de travail exécuté pendant la totalité de l'année civile, la fiche consignant les expositions de l'année passée.

Instruction DGT-DSS n° 1 du 13 mars 2015